Продолжительность обучения 20 ак. час (3 дня)

Цель обучения

Целевая аудитория: 

Секретари, офис-менеджеры, руководители секретариата,  помощники руководителей, секретари-референты

Программа

Блок 1

Практический семинар    

«Тонкости делопроизводства и архив организации»  

Первый день 10.00-16.00 

1. Новое в нормативной базе документационного обеспечения:

1. "Управление документами. Общие требования". Методика его внедрения в организациях.

2. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Роль и место службы ДОУ в деятельности организации. Структура службы ДОУ, нормирование труда, расчет численности делопроизводственного персонала. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников. Служебные обязанности документоведа (менеджера по документам).

3. Нормативная база ДОУ. Законодательство в сфере информации и документации. Нормативные документы организации (учреждения, предприятия, фирмы), регламентирующие работу с документами: Инструкция по делопроизводству, Табель форм документов, Альбом форм документов и др. Содержание и назначение Инструкции по делопроизводству, порядок ее разработки.

4. Основные требования к составлению и оформлению документов.

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты документов и требования к их оформлению. Видовой состав управленческой документации. Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.). Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение, постановление, указание). Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки. Особенности работы с договорной документацией.

5. Требования к изготовлению служебных документов средствами компьютерной техники. Шрифты, интервалы, прописные и строчные буквы, использование средств выделения текста, правила оформления таблиц и др.

6. Язык и стиль управленческих документов, редактирование документов. Форма изложения текста, лексические и синтаксические особенности деловых текстов. Типичные языковые ошибки. Виды правки текста.

7. Формы организации документооборота. Централизованная, децентрализованная, смешанная формы организации делопроизводства. Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства.

8. Организация документооборота. Принципы организации документооборота. Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов. Оптимизация документооборота. Учет объема документооборота.

9. Регистрация и учет документов. Формы регистрации документов, правила регистрации. Организация информационно-поисковой системы по документам.

10. Контроль исполнения документов. Сроки исполнения документов. Технология контроля исполнения. Этапы контроля, анализ и обобщение результатов контроля.

11. Систематизация документов и организация их хранения. Экспертиза ценности документов и порядок ее проведения. Номенклатура дел организации, назначение номенклатуры, ее структура. Составление номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Формирование дел. Особенности формирования в дела отдельных категорий документов. Подготовка дел к архивному хранению. Составление описей дел, выделение документов и дел к уничтожению.

12. Особенности работы с конфиденциальными документами. Понятие конфиденциальной информации, виды конфиденциальной информации. Организационные и технические аспекты работы с конфиденциальными документами. Порядок регистрации и учета конфиденциальных документов, особенности организации конфиденциального документооборота, организация хранения конфиденциальных документов.

13. Ответы на вопросы.

Блок 2

Семинар 

«Психология, культура и имидж эффективного секретаря»

Второй день 10.00-16.00 

• Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональный имидж. Организация рабочего места и рабочего времени. Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в приемной руководителя.
• Имидж эффективного секретаря.

Формирование индивидуального стиля деловой женщины. Стратегии достижения успеха. Умение выбирать ближайшее окружение. Средства саморазвития и личностного роста. Особенности женской психики. Планирование карьеры. Стресс-менеджмент. Умение держать эмоциональный удар, управлять негативными эмоциями.

• Организация приема посетителей в офисе.

Представление посетителей руководителю. Визитные карточки: их виды и использование. Особенности приема особо важных посетителей,  делегаций. "Проблемные посетители и их прием. Подача чая, кофе, прохладительных напитков.

• Организация переговоров.

Оформление стола для переговоров. Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, ведение записи во время переговоров. Организация деловых приемов и культурной программы. Правила поведения во время приемов, презентаций. Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.

• Взаимоотношения с руководителем.

Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя в сложных ситуациях. Понимание задач, стоящих перед руководителем. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности.

•  Взаимоотношения в коллективе.

Особенности должностной позиции секретаря (передача поручений руководителя, информированность и т.п.) Строгое соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию. Доброжелательность. Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе. Соблюдение традиций, норм и правил поведения, принятых в организации.

Блок 3

Семинар-практикум "ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО"

Третий день 10.00-14.00 

1. Практикум по составлению деловой корреспонденции.

°              Тренинг составления текста делового письма.

°              Анализ типичных ошибок, встречающихся в деловой переписке.

°              Тренинг редактирования.

2. Деловые письма как разновидность документа и инструмент межсубъектных отношений. Деловая и служебная корреспонденция.

°              Специфика письменного обращения. Понятие официальности.

°              Юридический статус деловой корреспонденции. Формы письма и особенности текстовой организации.

°              Бланки, формуляры, трафареты. Их виды: фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки. Конверты.

°              Реквизиты делового письма и жанров служебной переписки. Логотипы.

°              Специфика служебного письменного общения. Статус служебной переписки и его отличие от деловой корреспонденции. Реквизиты служебной записки, информационного и инструктирующего письма, сопроводительного письма.

3. Классификация деловых писем. Информационная структура письменного текста.

°              Принципы и виды классификации деловых писем. Деловая и коммерческая корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии). Письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

°              Обычные и циркулярные письма. Деловая переписка (информационные письма, этикетные письма декларации и сопроводительная документация).

°              Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.

4. Способы языкового выражения содержания письма. Формулирование и правила формулирования.

°              Понятие регламентированного и нерегламентированного текста и сообщения, особенности их составления.

°              Понятие речевого действия. Правила формулирования. Заголовки. Резолюции. Замечания.

°              Клишированные выражения и клишированные тексты. Их виды: трафаретное письмо, письмо с анкетной текстовой организацией.

°              Язык и стиль делового письма. Понятие языкового стандарта.

5. Речевой этикет делового письма. Этикетные формулы.

°              Этикет в деловом письме, специфика выражения.

°              Этикетные тексты и правила их использования. Коммуникативные запреты.

°              Обращение и адресация в деловом письме. Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.

°              Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).

Методы и формы работы

Занятия проводятся  в интерактивной форме с использованием ситуационных заданий, групповых и индивидуальных упражнений, дискуссий. Используется видеозапись с последующим рассмотрением ситуаций.

По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Стоимость обучения в открытом блок-семинаре

В первом семинаре -   4000 руб. за одного участника

Во втором семинаре – 4000 руб. за одного участника.

В третьем семинаре (4 ак.час)  - 2000 руб  за одного участника

                           Итого:     10000 руб

При оплате  трех семинаров  скидка 10% – 9000руб.

НДС не предусмотрен.

Вы можете выбрать полное участие в семинаре (скидка 10% от суммарной стоимости трех семинаров), либо участие в любом одном (без скидок) или двух семинарах (скидка 5%).

В стоимость входит оплата методического авторского материала,   кофе-паузы.  По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Запись на обучение в семинаре

Все курсы , семинары и тренинги для офисного и административного персонала

Google Мы в Google+ - - - - -