Постановка задач подчиненным. Контроль исполнения.

У каждого руководителя есть четыре основные функции управления: постановка задач, делегирование полномочий, контроль исполнения, принятие управленческих решений.

Умение грамотно ставить задачи подчиненным и добиваться их исполнения - два наиболее важных умения в этом менеджерском цикле, обладание этими навыками делает руководителя эффективным. Но  в процессе исполнения и после выполнения задачи  необходимо  убедиться, что управленческое решение было верным и  задача исполнена  так, как было запланировано.   

Слово "контроль" как и слово "власть", рождает, скорее всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Поэтому контроль чаще всего понимается неправильно. Если спросить, что означает контроль для руководителя, то чаще всего люди ответят: это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Но это неправильное понимание контроля.

Контроль -  это, прежде всего,    процесс получения и переработки информации о ходе и результатах  исполнения    управленческих решений,  правильны ли эти решения и не нуждаются ли они в корректировке.  Контроль включает в себя наблюдение, изучение, анализ, диагностику и оценку эффективности деятельности исполнителей.

Способы контроля подчиненных отличаются не только по степени "жесткости-мягкости", но и по объему делегируемых полномочий.    

  
Что эффективнее для бизнеса : постоянное наблюдение за  работой   сотрудников и  применение жестких мер, направленных на поддержание дисциплины (штрафы за опоздания, блокирование интернет-сайтов и бесплатных почтовых серверов, прослушивание служебных телефонов, видеонаблюдение и т.п.)   или делегирование сотрудникам полномочий самоконтроля.   Делясь ими, руководитель фактически доверяет сотруднику самое дорогое - возможность принимать непосредственное участие в контроле тех или иных областей работы. 

          Но ни одна из систем   контроля не может быть признана единственно верной. Следует учитывать совместимость стратегии контроля и стиля управления, микроклимат в коллективе, ценности сотрудников  и структуру системы вознаграждения.

Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, он должен быть ориентирован на перспективу, иначе контроль может стать формальным, бесполезным, и даже вредным.

         Как выстроить в компании систему контроля?  Как сделать так, чтобы контроль и оценка стали не карательными процедурами, а способствовали развитию компании, повышению лояльности сотрудников?

Всем этим и многим другим вопросам постановки задач и контроля исполнения   посвящен этот семинар.

Программа предназначена:   

Менеджерам  среднего и высшего звена: начальникам отделов, управлений, департаментов, руководителям проектов, а также сотрудникам кадрового резерва руководителей.

Преимущества программы:  

Практическая направленность, интерактивные формы обучения, интенсивный характер обучения и удобный формат  

Цель программы:  

развитие базовых навыков управления исполнением, администрирования, владение которыми позволит руководителям эффективно управлять бизнес-процессами и руководить подчинёнными. 

В результате обучения слушатели   смогут : 

- Чётко формулировать и ставить задачи перед своими подчинёнными.

- Преодолевать коммуникационные барьеры при постановке задачи подчинённому и применять эффективный алгоритм постановки задач.

- Определять и применять оптимальный стиль руководства при постановке задачи.

- Использовать эффективные способы делегирования.

- Научиться мотивирующему стилю обратной связи,

- Корректировать поведение сотрудников и поставленных задач для достижения результата.

- Выбирать виды контроля в соответствии с типом ситуации и типом сотрудника.

- Использовать различные методы всех видов контроля, проводить оценку выполненной работы.

- Освоить приёмы руководства по достижению целей и выполнению задач.

- Понять свои ошибки

Программа обучения

Модуль 1. 

1. Технологии и алгоритм постановки задачи. Перевод задачи в планы (задания).

Определение целей и задач. Связь задачи с поставленной целью.

Виды, особенности,  характеристики задач. Требования к постановке задач.

Предпосылки успешного решения задач. Правила их постановки.

Технологии постановки задач ( SMART), Управление по целям МВО, система ключевых показателей эффективности КРI, метод проблемного совещания...)

Ранжирование приоритетности задач.

Поиск средств и ресурсов коллектива для достижения результата.

Структурирование предмета задачи (содержательный анализ задач) на этапе перевода ее в задания (варианты путей решения). 

Модуль 2  

2. Пошаговое планирование от цели к задачам,  от задач к заданиям и конечному результату

Создание системы планирования работы сотрудников. 

Выбор технологий  планирования в  соответствии со стратегией компании.

Выбор исполнителя.  Учет его индивидуальных особенностей.

Предварительное пошаговое продумывание своих действий   руководителя, учет возможностей подчиненных, прогноз ожидаемого результата

Определение сроков и адресация ресурсов, т.е. обеспечение их доступности для сотрудника (материальных, информационных, человеческих)

Алгоритм постановки задачи исполнителю  :  обозначение общей цели,  постановка  задач, планирование, делегирование полномочий и ответственности, мотивация  на  цель  и  стимулирование на выполнение задания

Какие роли начальников и подчиненных препятствуют постановке задач.

Ролевые  позиции, неприемлемые для делегирования

Формулирование  задания  исполнителю с установкой на выполняемость и качество исполнения:    учёт  сроков, личностных особенностей, профессионализма  исполнителя

Проверка понимания,  исключить закрытые вопросы, получить развернутый ответ на открытые вопросы по  восприятию  задачи. Примеры проверочных вопросов подчиненному.

Методы повышения  ответственности сотрудников за выполнение планов и результаты работы.

Основные ошибки руководителя по постановке задач подчиненным и как их избежать.

(одна задача не согласована с другими или конфликтует с ними по срокам и ресурсам, руководитель не объяснил, почему поставлена задача, каков должен быть результат, не проверил правильно ли понята задача, дал задачу подчиненному без навыков, задача невыполнима или не подкреплена ресурсами т.д.) 

 Модуль 3. 

3.Контроль как функция управления

Предназначение и основные задачи контроль:

-Диагностика состояния дел; Ориентирование; Стимулирование;

-Корректировка действий; Распространение передового опыта;

-Осуществление авторского надзора; Педагогическая функция;

-Правоохранительная функция; Мотивирующая функция контроля.

 

Три аспекта управленческого контроля (установление, измерение, сравнение).

Почему и при каких условиях  контроль мотивирует?

Алгоритм контроля : кто контролирует, в какой форме и в какие сроки.

Соответствие  технологий контроля  исполнения   выбранной системе планирования.Как обеспечить соответствие между планированием работы и контролем исполнения?

Виды контроля: предварительный; текущий (система обратной связи); заключительный (итоговый).

Качественные характеристики контроля: стратегическая направленность; ориентация  на результаты; соответствие направлению деятельности; своевременность; гибкость (адаптивность);  простота; экономичность.

Обратная связь подчиненному в процессе контроля за исполнением задачи.

Выбор  необходимых  методов  контроля работы сотрудников с разными уровнями компетентности и мотивированности.

Получение  информации о работе сотрудников, которые находятся в зоне подчинения заместителя.Как руководителю более высокого ранга  контролировать   сотрудников, которые находятся в зоне подчинения его подчиненного?

Анализ  технологий контроля,  соответствующих разным типам задач.

Планирование объема контроля и возможностей его регулирования в системном или аварийном режиме

Планирование контролирующих действий

Определение  границ управленческого контроля.

Рекомендации по проведению эффективного контроля.

Раздаточный материал: 

Дополнительные методические материалы в электронном виде для базы знаний компании.