Как главному бухгалтеру побороть тотальную нехватку рабочего времени

.

Что является самым ценным активом главного бухгалтера? Довольно распространено мнение, что это коллектив, который он создал. Да, хороший коллектив — это немало, но как быть, если на качественное управление сотрудниками постоянно не хватает времени?

Главбух приходит в офис раньше официального начала рабочего дня, а уходит гораздо позже его окончания. И при этом все равно ничего не успевает! День пролетает как одно мгновение, порой и пообедать некогда. И даже надежда на то, что можно выйти на работу в выходные и все успеть, не оправдывается. А вместо удовлетворенности работой накапливаются усталость и стрессы.

Поэтому самый ценный актив — это рабочее время, и от того, насколько эффективно главный бухгалтер его использует, зависит качество работы не только его самого, но и всей бухгалтерии в целом.

На этот раз поговорим о том, как подчинить себе время, чтобы успевать делать все то, что действительно нужно, но при этом не тратить его впустую.

Почему необходимо регулярно проводить инвентаризацию рабочего времени

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство. Как только вы дадите слабину и позволите себе работать больше положенных восьми часов в день, то вам всегда будет чем заняться. Позволили себе задержаться на час — отныне так и будете оставаться на час дольше. Морально смирились с выходом в субботу — выйдете и будете трудиться в субботу до позднего вечера. А дел не убавится, скорее, наоборот, их с каждым месяцем будет все больше и больше. И вот уже главный бухгалтер ставит крест на своем отпуске, а суббота становится практически официальным рабочим днем. Такое поведение — путь в никуда, ведь в сутках всего 24 часа, а 25-й не появится, как бы мы этого ни хотели. Да и здоровье с таким графиком подорвешь очень быстро. А про проблемы в семье даже и говорить не стоит.

Осторожно!

Работа похожа на газ: если ее не контролировать, то постепенно она займет все свободное пространство.

Выход из этой ситуации один — не увеличивать и без того нерезиновое рабочее время, а сокращать объем обязанностей, которые мы на себя взваливаем. Прежде всего,  речь об абсолютно бесполезных функциях, а также тех, которые не соответствуют уровню главного бухгалтера и могут быть делегированы подчиненным.

Вы, наверное, не раз вечерами ловили себя на мысли, что время стремительно пролетает. Вроде только что пришли на работу — и вот уже конец дня. И самое главное, что даже вспомнить особенно нечего. Целый день какая-то суета, беготня, без дела не сидели, а результата фактически и нет. Вот и засиживается главбух по вечерам, чтобы «поработать спокойно и сделать хоть что-то полезное».

Давайте разбираться, куда уходит наше время.

Что такое один час в день и почему нужно ценить каждую минуту

Представьте, что вам выдают зарплату не раз в месяц, а ежедневно. Такая маленькая сумма совсем не чувствуется и будет утекать сквозь пальцы. Так же и со временем. Главные бухгалтеры очень часто сетуют, что не могут вырваться в отпуск даже на две недели. А что такое две недели в год? Это всего 20 минут в день. Вдумайтесь! Стоит лишь перестать тратить на бесполезные дела всего каких-то 20 минут в день и можно спокойно сходить в двухнедельный отпуск.

Дальше еще интереснее — освобождение от ненужных дел одного часа в день дает экономию в размере… полутора месяцев в год! И эта экономия вполне реальна, так как при элементарном анализе рабочего времени главного бухгалтера бестолковых задач наберется гораздо больше, чем на час в день.

Просто начните относиться к своему времени бережно. Каждый раз, когда кто-то из коллег захочет отнять у вас 5 минут на непонятный разговор, вспомните, что в годовом измерении это 2,5 дня вашей жизни, потраченных на работе впустую.

Как рассчитать годовой бюджет рабочего времени

Чтобы определить, на что расходуется рабочее время, необходимо разбить ваши основные дела на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные и занести их в таблицу (см. ниже). Например, на подписание первичных документов уходит около часа в день. Еженедельную «оперативку» у генерального директора, которая отнимает полтора часа, помещаем в графу «Неделя». Ежемесячную проверку декларации по НДС, на которую тратится полдня, показываем в графе «Месяц». И так далее. Безусловно, все цифры в таблице будут приблизительными, но небольшая погрешность вполне допустима, так как нам необходимо общее понимание, на какие обязанности уходит рабочее время.

Годовой бюджет рабочего времени главного бухгалтера (условный пример)

После того как основные задачи в таблице записаны, подсчитываем количество часов каждого столбца. Затем ежедневные задачи умножаем на число рабочих дней в году (252), еженедельные — на 52 недели и так далее. Складываем все полученные цифры и получаем реальный годовой бюджет рабочего времени.

В приведенном примере фактический бюджет рабочего времени получился практически равным нормативному, что еще раз говорит о том, что этот пример — условный, ненастоящий. В действительности итоговая цифра составляет 2500, 3000, а иногда и 3500 часов. Именно отсюда возникают и 12-часовой рабочий день, и рабочие субботы, и накопленный за последние несколько лет неиспользованный отпуск.

Какие бывают «убийцы» рабочего времени главного бухгалтера и как с ними бороться

Типичная ситуация: главный бухгалтер без дела не сидит, но при этом эффективность его работы оставляет желать лучшего. Все дело в «убийцах» рабочего времени. Что вы делаете со шкафом, который заполнен всяким хламом так, что хорошие вещи в него уже не помещаются? Скорее всего, минимум раз в год вы проводите инвентаризацию и выкидываете все ненужное, чтобы освободить место. Время тоже нуждается в ежегодной инвентаризации.

Вот основные «убийцы» рабочего времени: ответы на письма или разговоры по телефону (с сотрудниками, коллегами, контрагентами); совещания; подписание (акцепт, визирование) документов; проверка качества работы подчиненных; выполнение работы вместо сотрудников; детальный контроль того, что делают подчиненные.

Поговорим подробнее о том, как можно справиться с каждым из «убийц» рабочего времени.

Ответы на письма или разговоры по телефону

Представьте, что 50 человек в компании время от времени ездят в командировки. И каждый по возвращении звонит или пишет и спрашивает, как ему правильно оформить авансовый отчет. Мало того, что один и тот же вопрос могут задать разные люди, так еще и один и тот же человек спрашивает по нескольку раз. Полезен для главбуха подобный расход времени? Вопрос риторический.

Выход прост — нужно не полениться и подготовить письменные инструкции для сотрудников. Как составить отчет по командировке, как написать отчет по приобретению товарно-материальных ценностей и т. д. А затем выложить их вместе с образцами оформления на видное место — повесить на стену перед входом в бухгалтерию или разместить на корпоративном сервере.

Первое время звонков будет по-прежнему много, но если вы проявите твердость и перестанете всех жалеть, постепенно люди привыкнут к новым правилам. Конечно, если позвонит генеральный или финансовый директор, то вы не сможете им не ответить, но VIP-сотрудников не так много, да и оформлением документов для них обычно занимаются секретари, которых тоже при желании можно отослать к инструкции.

Участие в совещаниях

Есть совещания, ходить на которые главному бухгалтеру ну очень не хочется. Просто потому, что ничего полезного из них почерпнуть нельзя. Скажем, «оперативка» производственных служб, где главный энергетик в очередной раз поссорится с главным механиком на предмет мощности новой насосной станции.

Самое эффективное решение в данном случае — не участвовать в подобных мероприятиях. Если отказаться не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю. Конечно, есть собрания, пропустить которые нельзя. Но и тут есть возможность для оптимизации.

Важная деталь

Если отказаться от участия в совещаниях не получается, делегируйте эту функцию своему заместителю.

Многие планерки страдают либо отсутствием четкой повестки дня, либо ее невыполнением. Вместо того чтобы принять решение по первому вопросу, разговор неожиданно перескакивает либо на второй, либо совсем отклоняется от темы. В итоге два часа проговорили, а результата нет, нужно собираться еще раз. Чтобы исправить ситуацию, настойчиво призывайте участников соблюдать регламент.

Подписание документов

Безусловно, совсем избавиться от подписания документов не получится. Но уменьшить их количество можно и даже нужно. Возможно, вы не хотите полностью упускать контроль над расходными кассовыми ордерами.Издайте распоряжение, что РКО на сумму… ну, скажем, менее 1000 руб. подписывает ваш заместитель, а свыше 1000 руб. — только вы. Так вы и контроль над крупными суммами сохраните, и мелочевку делегируете. И из 300 расходников, которые раньше вы ежемесячно подписывали, 250 перейдут на уровень ниже, и только 50 останутся у вас. А расходы времени на подписание сократятся в шесть раз.

Проверка качества работы подчиненных

Возьмем проверку бухгалтерской или налоговой отчетности. Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает. И соответственно, увеличивается время, которое главбух тратит на исправление недочетов.

Частая ошибка

Если процесс формирования отчетности четко не выстроен и в нем принимают участие несколько сотрудников, то вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором, резко возрастает.

Выход — регламентировать закрытие отчетного периода, желательно с дальнейшей автоматизацией. Контролировать такой процесс будет значительно проще и быстрее. А главное качество отчетности повысится.

Работа вместо сотрудников

Ох, это мой самый любимый пункт! Когда руководитель работает вместо сотрудников, они ему так благодарны!

Главный бухгалтер, устав по нескольку раз повторять одно и то же, просто говорит: «Лучше мне самой сделать, чем тебе объяснять. Потом еще перепроверять придется…». Бухгалтер с радостью отвечает: «Да-да, вы лучше сделаете, профессиональнее!» И ножки свесил, так как знает, что зарплату все равно получит, а ответственности будет меньше. И при первом удобном случае подкидывает руководителю новые задания под видом своей «сирости и убогости».

Решение очевидно — каждый должен заниматься тем, что входит в его обязанности.

Детальный контроль подчиненных

Представьте, что вы уехали на один день на семинар, накануне раздав своим подчиненным различные поручения. В перерыве вы берете телефон и начинаете звонить: «Маша, ты платежку отправила? Как не отправила? А что такое случилось? Не знаешь, где лежат ключи от Банк-Клиента? Так в верхнем ящике стола у меня ключ валяется, я же тебе говорила. Давай быстрее отправляй!» Или: «Наташ, ты позвонила Иван Иванычу? Как нет? Ну, я же тебе строго-настрого наказала связаться с ним. Недоступен по рабочему? На сотовый звони! Как не знаешь номер сотового?! Возьми у Нади».

К 1 апреля от автора статьи

Если отложить на послезавтра то, что можно сделать сегодня, у тебя будет два свободных дня.

Стиль руководства, при котором сотрудникам постоянно надо давать «тактические пинки», приведет к тому, что они никогда ничего не будут делать самостоятельно. А зачем суетиться? Ведь если задание действительно серьезное, то главбух перезвонит, напомнит, поможет. А не позвонил, значит, и дело не важное, какой смысл напрягаться? В итоге главный бухгалтер тратит огромное количество времени на напоминания, на приведение сотрудников в чувство, на призывы к ответственности и разжевывание элементарных вещей.

Выход — использовать только стратегические «пинки». Приучить подчиненных, что любое ваше поручение должно быть выполнено. А если возникла какая-то проблема на пути выполнения, не ждать, пока главбух поинтересуется, как дела, а позвонить самим: «Мария Викторовна, здравствуйте! Вы просили отправить платежку, а я не могу найти ключ от Банк-Клиента. Где я могу его взять?»

Несколько слов про отпуск — не роскошь, а необходимость

Что нужно, чтобы со спокойной душой отдохнуть? Для начала понять, что это правильно. Человек, который два года подряд не брал отпуск, не может полноценно трудиться. Не надейтесь, что за сэкономленные две недели вы сможете доделать все незавершенные дела. Вы все равно ничего не успеете, но при этом будете работать все менее и менее эффективно. А отдох-нувший человек сделает гораздо больше того, кто мучается от хронической усталости или депрессии. Поэтому ваш отпуск должен стать чем-то вроде явления природы — отменить его невозможно. Заранее, чуть ли не в январе, настройтесь сами и настройте всех остальных: «Будь хоть потоп, но в августе я ухожу в отпуск». И не на две недели, а на четыре. По возвращении вы увидите: ничего страшного в ваше отсутствие не произошло, мир не рухнул. А вы готовы к новым трудовым свершениям.

Что получится, если упорно бороться с «убийцами» рабочего времени

Предположим, после составления годового бюджета рабочего времени у вас получилась загрузка в размере 3000 часов. Это в среднем означает 11-часовой рабочий день.

И допустим, что в результате борьбы с неконтролируемым потоком документов, которые требуют подписания, удалось выиграть полчаса в день. По итогам года это 126 часов. Создание инструкций позволило сэкономить еще один час в день. Получаем еще 252 часа в год. Сокращение времени на совещания составило два часа в неделю, или 104 часа в год. В результате годовой бюджет времени уменьшился на 482 часа, а рабочий день — до 9,5 часа. Это, конечно же, не совсем идеал, но, согласитесь, уже гораздо лучше.

Важная деталь

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса.

Универсальный способ, который позволит победить любого «убийцу» рабочего времени, — это жесткий лимит для каждого процесса. Например, пообещать себе не тратить на подписание первичных документов более получаса в день. А если не укладываетесь в установленные рамки, анализировать причины и находить пути для оптимизации. Только так можно удержать ситуацию под контролем. Без этого эффективной работы, приносящей моральное, да и материальное удовлетворение, не получится. Освободившееся время вы сможете потратить на более важные дела, до которых раньше не доходили руки. Или просто отдохнуть. 

Павел Меньшиков , http://delovoymir.biz

Google Мы в Google+ - - - - -