Целевая аудитория:

Если у Вас есть любое высшее образование, и опыт работы секретарем или офис-менеджером, то Вам достаточно пройти это обучение как курс по ДПО программе повышения квалификации с получением удостоверения
(72 ак. час, очно 24 ак. час).

Дистанционно Вы также можете пройти этот курс повышения квалификации в зачет 72 час. Стоимость дистанционного обучения 9000 руб. Задать вопрос | Записаться

Хороший секретарь удваивает эффективность своего руководителя. Плохой секретарь 
уменьшает ее наполовину.

Другие названия этой же
профессии: "Личный помощник
руководителя", "Референт руководителя".

Стоимость

Дата ближайшей группы

Запись  на  курсы

Все курсы и семинары для
административного и офисного персонала

Отзывы слушателей курсов и инд. занятий

Личный помощник, референт руководителя – это правая рука своего руководителя. Такие специалисты призваны «разгрузить» босса, взяв на себя обязанности по планированию его рабочего дня, ведению деловой переписки, встрече посетителей, выполнению конфиденциальных поручений. Личные помощники организуют рабочие переговоры и совещания, ведут протоколы собраний, выполняют сами или заказывают устные и письменные переводы. В их компетенции – подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций, необходимых руководителю для принятия решений , для докладов и выступлений. Личные помощники организуют командировки своего руководителя, сопровождают его в деловых поездках, выполняют поручения начальства и курируют других сотрудников, исполняющих задания руководства. 

Прежде чем стать личным помощником руководителя, необходимо отработать не менее 3-х лет в должности секретаря. Необходимость присутствовать на переговорах наряду с первыми лицами компаний диктует и требования к внешнему виду кандидатов: деловой дресс-код и умение  выглядеть презентабельно. Личные помощники руководителей должны владеть компьютером, знать делопроизводство, иметь навыки ведения деловой переписки и опыт работы с большими объемами информации.
Вот, например какие критерии при найме помощника  руководителя выдвигают на первый план компании, которые входят в 1000 американских компаний по рейтингу журнала «Форчун»:

На первом месте – лидерство и умение контролировать процессы. Все больше и больше от администратора требуется сила личного примера, умение убеждать, контролировать и направлять.

Второй необходимый навык – взаимоотношения с руководителем и решение проблем. Руководителям нужны помощники, которые не только выявляют проблемы, но и могут предложить их решения. Третье необходимое функциональное умение - управление различными проектами в рамках своих обязанностей.  Помощник руководителя должен уметь определить, кто будет участвовать в проекте, распределить обязанности, собрать команду, привлечь добровольцев, если нужно, и довести дело до конца. Для этого нужны организаторские способности.

Четвертое умение- формирование команды, которое тесно связанно с лидерством и решением проблем. Современным руководителям нужна не только «правая рука», но и голос. Помощник руководителя должен уметь выступать от имени своего руководителя. Как внутри компании, на презентациях, совещаниях, конференциях, так и за ее пределами.  Пятое умение - хорошее знание информационных технологий, и не только офисного пакета, но и разнообразных баз  данных и графических программ для подготовки презентаций. Он должен уметь устанавливать программы, архивировать документы, а также готовить контракты, пресс-релизы и другие материалы, хорошо ориентироваться в Интернет и сооциальных сетях, уметь проводить мониторинг репутационной информации о компании и руководителе в сетевых источниках.

В обязанности помощника руководителя может входить организация виртуальных конференций, теле- и видеоконференций, т.к.   многие  сотрудники компаний, особенно руководители, все больше времени проводят вне офиса и работают через электронную среду. 
 Один из главных предметов при обучении помощника руководителя – «Телефонное мастерство». Это необходимый навык  с точки зрения «передовой линии». На втором месте - «Деловой этикет» и « Психология общения с руководителем». В этой области бывают разные проблемы. Например, неконструктивная реакция на критику, неформальные и неудобные поручения. У помощника могут возникать вопросы «Как на это реагировать и чьи интересы ставить на первое место? Интересы руководителя, который дает задание, интересы компании, в которой ты работаешь, или свои собственные интересы?»

Как правило,  на этот курс приходят уже опытные секретари или офис-менеджеры, которые хотят вырасти в своей фирме или сменить место работы, перейдя в более крупную компанию. Для работы по этой специальности требуется высшее образование.

Цель обучения:

повышение квалификации секретарей и офис-менеджеров, которые переходят на более высокую карьерную позицию, в направлении развития навыков решения проблем руководителя, путем развития лидерских качеств и новых организационных и технологических умений, навыков вертикальных и горизонтальных коммуникаций, работы с информацией, как внутри компании , так и с внешними контрагентами и партнерами, навыков делового этикета и психологии общения

Продолжи-

тельность

Тема №1.  Помощник руководителя в структуре управления компанией.

Мировоззрение успешного помощника руководителя: осознание особенностей профессиональной роли и специфики профессиональных задач. Личностные и профессиональные качества помощника, содержание профессии. Необходимые знания и навыки. Современные требования к секретарю референту

Тема №2.  Основы эффективной профессиональной деятельности референта-помощника  руководителя.  Основные ассистентские функции секретаря. Содержание и формы взаимодействия помощника с руководителем. Профессиональные задачи   при работе с телефоном, приеме посетителей, работе с информацией для руководителя, планированию встреч руководителя, подготовке и обслуживании совещаний, подготовке служебных командировок руководителя.

Тема №3.  Принципы эффективной организации рабочего дня. Индивидуальный рабочий стиль: как определить и использовать для повышения собственной производительности. Планирование своего рабочего дня и рабочего дня руководителя, определение приоритетов, «ловушки» времени и пути их обхода, работа на нескольких руководителей. Рациональная организация информационных потоков и коммуникации. Управление временем телефонных и личных переговоров. Эффективная организация рабочего места помощника  руководителя. Стресс-менеджмент в деятельности помощника руководителя

Тема №4. Имидж  помощника руководителя и его влияние на имидж компании, психологическое состояние руководителя, сотрудников компании. Искусство самопрезентации. 

Внешний вид и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности  помощника руководителя. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления. Соблюдение помощником  руководителя  литературных канонов правильной речи в личных беседах и по телефону как необходимое условие формирования благоприятного имиджа компании и руководителя. Высокие стандарты культуры поведения профессионального секретаря. Этикетные нормы делового общения. Культура делового общения.

Тема №5.     Функции коммуникатора
Главные аспекты коммуникации, предоставление и получение информации, ассертивность (профессиональная уверенность) и ресептивность (восприимчивость к обратной связи и конструктивная реакция на критику), «подстройка» к различным стилям управления. Создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, сканирование входящих звонков, планирование и проведение исходящих звонков, управление «трудными» звонками Причины возникновения коммуникативных барьеров в деловом общении и способы их устранения. Использование приемов активного слушания при личном общении ( с руководителем, посетителями) и в телефонной коммуникации. Культура письменной деловой коммуникации. Деловая корреспонденция. Стиль делового письма.

Тема №. 6. Функции администратора приемной
Обеспечение посетителям и клиентам приема и обслуживания, превосходящего их ожидания. Типы клиентов.

Тема №7.    Организация деловых встреч
Подготовка, координация и обслуживание деловых встреч. Этикет встреч и переговоров. Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы. Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Виды официальных приемов в России и за рубежом: банкет-чай, тайм-кофе, фуршет, шведский стол, приглашение на обед и ужин. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах.

Тема № 8. Взаимодействие с руководителем на поле делегируемых помощнику функций руководителя: Выполнение контрольных функций.

Принципы и навыки качественной передачи поручений от первого руководителя компании к его заместителям и другим подчиненным.   Отличие делегирование полномочий от делегирования поручений. Модель ситуационного руководства. Основные элементы управленческого цикла: анализ, выбор целей, планирование, организация, постановка задачи, мотивирование сотрудников, контроль, фиксация результата. Кто за что отвечает? Роль помощника руководителя в контроле за исполнением делегированных поручений и границы ответственности. Предварительный, заключительный и промежуточный контроль. Мотивация сотрудников на достижение целей, поставленных руководителем в условиях крайней неопределенности и сложности. Ошибки контроля. Точность контроля – чем можно пренебречь? Что делать помощнику руководителя, если ему сложно контролировать процесс выполнения поручения?Материализация методов контроля: журналы выдачи поручений, учет поручений в ПК. Создание чек-листов, регламентов и процедур.

! Этот пункт общей программы можно пройти очно в формате 3-х часового семинара или дистанционно

3 час

Тема № 9 Организация совещаний и заседаний руководителя и контроль исполнения решений, принятых на совещании .

Определение участников, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками совещания, оповещение участников об утверждении повестки совещания. Протоколирование принятых решений по вопросам совещания, согласование протокола совещания, оповещение об утверждении протокола совещания участников и заинтересованных лиц. Исполнение принятых решений: рассылка поручений исполнителям, контроль исполнения поручений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений. Отчетность для руководителя для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.
! Этот пункт общей программы можно пройти очно в формате 3-х часового семинара или дистанционно

Запись на семинар "Делегирование помощнику контрольных функций руководителя ( Контроль исполнения заданий и контроль дисциплины. Организация совещаний   руководителя и контроль исполнения решений)" (6 ак.час)

Тема №11. Эффективные стратегии поведения в конфликтных  ситуациях.  

Понятие конфликта. Нарушенная коммуникация как предпосылка конфликта. Конструктивные и деструктивные установки и способы поведения в конфликте. Как правильно выбрать стратегии взаимодействия в конфликте. Этапы разрешения конфликта. Техника партнерского (диалогического) общения при разрешении конфликта: как превратить конфликт в конструктивный разговор.

Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону. Эффективные способы эмоциональной саморегуляции в конфликтных ситуациях. Приемы воздействия на поведение оппонента в конфликте. Уверенная просьба, уверенный отказ. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Приемы этической защиты в деятельности секретаря. Тест Томаса на поведение в конфликте.

2 час

  Итого по  всей  программе

24час.

Стоимость

Дата ближайшей группы

Запись  на  курсы

Курс повышения квалификации«Профессиональный помощникруководителя. Пол мужской»  

Все курсы и семинары дляадминистративного и офисного персонала